MCA Track — recorrido para el administrador de la financiera

MCA Track es la plataforma de CRM y administración que usan las financieras para dar seguimiento a los adelantos de efectivo a comerciantes, desde la originación hasta el repago total. Esta guía recorre la vista del administrador de la financiera pantalla por pantalla: para qué sirve cada página, qué significan los campos y dónde está cada acción. Las capturas provienen de una cuenta de demostración, así que los nombres de comerciantes y los saldos son ilustrativos.

Para los conceptos detrás de estas pantallas — tasas de factor, sindicación, devoluciones ACH, el ciclo de vida del negocio — consulte la guía completa del software de administración de adelantos de efectivo a comerciantes. Cada sección de abajo enlaza con la página de concepto correspondiente.

Nota sobre el idioma. La aplicación está en inglés. Por eso, en esta guía los nombres de pantallas, pestañas, botones y campos se dejan tal cual aparecen en la aplicación, y solo se traduce la explicación. Read this guide in English.

Cómo está organizado MCA Track

Hay dos sistemas de navegación. La barra superior contiene las doce áreas de trabajo. El pie de página contiene trece páginas administrativas y de referencia. La pantalla de inicio agrega mosaicos de acceso directo a las ocho áreas que la mayoría de las financieras abre a diario, y el encabezado incluye un buscador global cuya flecha desplegable abre Advanced Search.

El pie de página lleva a Privacy Policy, Notifications, Users, Preferences, Roles, Investment Ledgers, Search, Terms and Conditions, Help, Security, Contact, Calendar y Events.

Guía de conceptos ¿Es nuevo en la administración de adelantos? La guía completa del software de administración de adelantos de efectivo a comerciantes explica el ciclo de vida del negocio sobre el que están construidas estas pantallas.

Dashboard

El Funder Dashboard consta de tres bandas apiladas. Como la mayoría de las financieras participa solo en una parte de cada negocio, las cifras suelen mostrarse dos veces: el total y su propio porcentaje.

• Performance Overview — un medidor de Company Performance que muestra el porcentaje pagado de la cartera, una dona de Amount Allocated con su desglose y un gráfico de barras de Status que cuenta los adelantos Open, Closed y Default.
• Statistics Quick View, Totals — la cantidad de ISOs, la cantidad de cashadvances abiertos, cerrados y en default, las cobranzas y los castigos del advance amount, y las cobranzas y los castigos del payback amount.
• Statistics Quick View, Snapshot — Cash Out, Expected Return, Expected Payback Amount, Balance, la tasa de factor promedio, Payback Amount to Date y Return to Date, divididos en las columnas Open y Total.
• Top Merchants y Bottom Merchants — cuatro listas ordenadas en cada uno: monto del adelanto, monto repagado, próximos a terminar y desempeño.

Guía de conceptos El dashboard de cartera de MCA: las métricas que importan explica qué mide cada una de estas cifras y sobre cuáles conviene actuar.

Su organización

Account Profile

El registro de la propia financiera. Basic Info contiene el nombre, el teléfono, el correo y la dirección. Bank Accounts contiene la cuenta en la que se liquida el dinero. ACH Accounts enumera cada proveedor de pagos conectado a la cuenta con su login, su estado, su marca de cuenta predeterminada y un botón View Transactions que lleva al reporte ACH de ese proveedor. Quick Links, al pie, crea un comerciante, un ISO o un usuario, o salta a las listas de comerciantes, ISOs, usuarios y transacciones con tarjeta.

Users

Todos los logins asociados a la organización financiera, con nombre, login, correo, tipo de usuario, tipo de organización y nombre de la organización. Los tipos de usuario incluyen Admin, Underwriter, Sales Rep y Relationship Manager. New User crea un login con las marcas Admin y Sales Rep; los permisos más finos provienen de un Custom User Role.

Custom User Roles

Conjuntos de permisos con nombre, para cuando Admin, Underwriter o Sales Rep resultan demasiado generales: por ejemplo, un rol de contabilidad, un rol de cobranza, un rol de suscriptor sin búsqueda o un rol de administrador que no puede eliminar.

Funder Preferences

El panel de control de la cuenta y la pantalla más determinante de MCA Track: alrededor de 150 interruptores repartidos en diecisiete secciones. Define las comisiones predeterminadas, qué puede ver cada contraparte, qué aparece en los estados de cuenta y las exportaciones, los colores de estado y qué eventos de suscripción envían correo. La página completa se muestra abajo en tres partes.

• General — NSF Fee, Wire Fee, Management Fee, si las notificaciones se muestran en todas las páginas y si las exportaciones llevan identificadores únicos.
• Merchants — qué saldos, con o sin comisiones, se muestran a financieras, ISOs y comerciantes; si los suscriptores pueden eliminar comerciantes; si el campo ACH viene marcado de antemano en Bulk Payments.
• Cash Advances — quién puede crear estados de cuenta, cómo se manejan las NSF fees y las comisiones por devolución, el tipo de comisión predeterminado, el comportamiento de los refinanciamientos y qué aparece en las exportaciones de adelantos.
• Underwriters — qué reportes pueden ver los suscriptores y si pueden agregar y editar usuarios de ISO.
• Emails — si el Contract ID se agrega a los correos de factura, comisión y fondeo de los sindicadores.
• Security — exigir una dirección IP en la lista blanca; exigir autenticación de dos factores en toda la organización.
• Notes — si los sindicadores y los sales reps pueden leer las notas.
• Dashboard — la redacción, y qué gráficos ven los sindicadores.
• Documents — quién puede subir archivos y si los suscriptores pueden administrar documentos.
• Syndicators — qué pueden ver los inversionistas, si se les puede pagar mientras mantienen un saldo y cómo se redacta su correo de ganancias.
• Alerts — si los ISOs, los sales reps y los suscriptores aparecen en la página de alertas.
• Status — el color asignado a Open, Late, Risk, Closed, Collections, Written Off, Settled y Legal, que determina las píldoras de estado que ve en las listas de comerciantes y de adelantos.
• Letters — quién tiene acceso a las cartas.
• ACH — el comportamiento de los correos y las notificaciones ante errores de recurrencia, y el desglose de lo sindicado en los reportes ACH.
• ACH Recurrence End Types — qué condiciones de finalización pueden elegir los usuarios al programar.
• Underwriting — la edición de leads, los bloqueos de las listas de verificación y qué eventos de leads envían correo.
• Company Wide Search Preferences — cuáles de unos treinta campos considera el buscador del encabezado.

Investment Ledgers

Los saldos que mantiene cada libro de inversionista, con el sindicador, si se permite la reinversión y los saldos pendiente y liberado.

Guías de conceptos Roles y permisos de usuario explica quién ve qué y por qué, y documentos y seguridad cubre las protecciones detrás de estos ajustes.

ISOs y sindicadores

ISOs

Todos los brókeres de la cuenta, con dirección, teléfono, financiera y relationship manager, con filtro por nombre y un interruptor Show Hidden.

El registro de un ISO contiene sus datos de contacto, una nota y un calendario de pagos preferido, y enlaza directamente a agregar un comerciante, agregar un usuario, crear una cuenta bancaria, editar preferencias o ver los comerciantes y los usuarios de ese ISO. Cada registro guarda las marcas de tiempo de creación y actualización junto con una bitácora de auditoría.

Syndicators

La cartera de inversionistas, con filtros por Name, Address, City, State y Zip. Los registros de sindicadores se guardan en el mismo modelo subyacente que los ISOs, así que la página de detalle de un sindicador se abre como una URL de ISO con un parámetro de organización.

El registro del sindicador agrega un bloque ACH Account — nombre del banco, marcas de cuenta empresarial y de cheques, números de routing y de cuenta, estado activo — con View Transactions y Edit.

Guía de conceptos Sindicación de MCA: administrar y pagar a los sindicadores explica las participaciones, las comisiones de administración y cómo se calculan los pagos.

Merchants y el registro del adelanto

La lista Merchants

Cada fila es un comerciante con su cantidad de adelantos entre paréntesis, una píldora de estado con una insignia de días desde el último pago válido, el MID o la palabra ACH, el saldo y el saldo liberado, una ficha de porcentaje pagado, el desempeño, el underwriter, el relationship manager, el número de contrato y la fecha de inicio.

El registro del comerciante

Una sola pantalla contiene todo el negocio. Abrir un adelanto directamente muestra la misma pantalla con el título Cash Advance. Arriba a la izquierda hay cuatro botones de ícono: Docs y Notes con sus contadores, más los paneles Contact y Bank en línea.

• Merchant Profile — MID, DBA, razón social, financiera, underwriter, ISO, sales rep, MCC, SIC, fecha de inicio del negocio, federal tax ID y descripción del negocio, con un botón de consulta a DataMerch.
• Gráfico de desempeño — el repago esperado frente al real a lo largo de la vida del negocio, con líneas de umbral.
• Panel de contrato del Cash Advance — número de contrato, ID personalizado, estado, fecha de inicio, duración y fecha de fin esperadas, duración y fecha de fin según desempeño, porcentaje de split, factor rate, APR, porcentaje pagado, fecha de pago de la comisión, medio de fondeo, monto recurrente original, UCC, COJ, revisión manual y financiera externa.
• Panel de montos del Cash Advance — advance amount, payback amount, comisión, monto pagado, saldos liberado y pendiente, esos mismos saldos estimados con las NSF fees impagas, los contadores de NSF de pagos y de comisiones, y el saldo de pagos originados — cada uno mostrado como total y como su porcentaje fondeado.

Pestaña Payments

El libro de pagos, con la fecha, la fecha efectiva, los montos original, del comerciante y del pago, la nota, el ID de transacción y, en cada fila, Copy, Edit, Update Status y Cancel. El color de la fila es lo más rápido de leer en la pantalla: una fila roja es una transacción devuelta y una fila gris en cursiva es una transacción cancelada.

Pestaña Fees

Las comisiones de originación y las NSF fees, con la fecha, el monto, la nota, a qué corresponde la comisión y la fecha de pago. Una NSF fee generada automáticamente indica el pago devuelto que la originó.

Pestaña Disbursements

El dinero desembolsado en el negocio, por lo general el neto al comerciante en el momento del fondeo.

Pestaña Syndicators

Quién participa y con qué condiciones económicas: el porcentaje sindicado, el management fee, la comisión residual, la comisión por adelantado, el management fee por adelantado, y los montos adeudado y pagado, con Send Invoice para cada inversionista.

Pestañas por participante

Una pestaña para la financiera y una por cada sindicador, cada una etiquetada con su porcentaje, que reexpresa el libro de pagos como la parte que le corresponde a ese participante.

Pestaña Expenses

Los gastos registrados contra el negocio, con la opción de revertir el management fee sobre ellos.

Paneles Contact y Bank

Ambos se abren en línea sobre el perfil, así que nunca sale del registro.

Documents y Notes

Documents muestra el nombre del archivo, la descripción, las etiquetas, el nivel de seguridad y la hora de carga, con View, Download, Edit y Destroy, además de New Document y Bulk Upload. El nivel de seguridad es lo que determina si un login de ISO, sindicador o comerciante puede ver un archivo. Las notas se pueden buscar y muestran el asunto, la nota, el autor y la fecha de creación.

Crear comerciantes y registrar pagos en lote

New Merchant es un único formulario tipo acordeón que crea el comerciante y su primer adelanto a la vez, en ocho secciones: MIDS, Assignees, DBA Information, Contact Information, Documents, Initial Cash Advance, ACH Information y Fees. Empiece por el paso del MID: Next lo valida antes de que se abra el resto.

Bulk Payments registra un pago por comerciante en toda la cartera de una sola vez, ya sea escribiéndolos en la cuadrícula o cargándolos como archivo de pagos.

Guías de conceptos El pipeline del negocio, del lead al fondeo, las herramientas de suscripción, cómo fondear a un comerciante paso a paso, registrar y cobrar pagos y documentos y seguridad.

Advances Report

Mientras que la lista Merchants responde preguntas sobre comerciantes, el Advances Report responde preguntas sobre negocios. Cada adelanto aparece en una sola tabla ordenable: DBA, el estado y el último pago válido, la fecha de inicio, el factor rate, el total fondeado, la comisión total, el payback total, el total pagado, el saldo total, el porcentaje pagado y el desempeño.

Show Filters despliega diecinueve filtros — DBA, inicio, fin, estado, año, ISO, sales rep, sindicador, underwriter, relationship manager, nivel de riesgo, factor rate, etiquetas, posición, MCC, SIC, puntaje FICO, estado y código postal. Esta es la vía más rápida para obtener un corte como los negocios abiertos de un solo bróker, en un solo estado, por encima de un factor rate determinado.

Guías de conceptos Adelantos de efectivo: términos, estados, renovaciones y reups y cálculos de MCA: factor rate, payback y desempeño.

ACH y Cards

ACH Report

Las transacciones de una cuenta de proveedor dentro de un rango de fechas, con filtros por estado, tipo o ID de transacción, y con los totales de débito y crédito divididos entre la porción de la financiera y la porción sindicada.

ACH Recurrences

Todos los calendarios de débito permanentes con su tipo de transacción, beneficiario, descripción, estado, monto y patrón de recurrencia — por ejemplo, semanal en días hábiles hasta una fecha, o semanal nueve veces hasta alcanzar un total. Las recurrencias se bloquean solas cuando el banco devuelve ciertos códigos de retorno; la página Help los enumera.

New ACH Transaction y Cards

New ACH Transaction origina un solo débito o crédito a través del proveedor seleccionado, usando una cuenta bancaria guardada o números de routing y de cuenta escritos a mano. Cards es el equivalente del reporte ACH para tarjetas, y agrega los últimos cuatro dígitos de la tarjeta y una marca de contracargo.

Guías de conceptos El procesamiento ACH para adelantos de efectivo a comerciantes explica las devoluciones, los códigos de retorno y los débitos recurrentes; registrar y cobrar pagos de MCA cubre cómo se aplican esos débitos.

Alerts, triggers y notificaciones

Alert Triggers

La biblioteca de reglas, y la forma en que se automatiza el contacto por renovación y por riesgo. Un trigger es un tipo, un umbral y el mensaje que envía. Los tipos incluyen porcentaje pagado mayor que, cleared balance menor que, desempeño menor que y transacción de Plaid que contiene una palabra clave — este último es el que revela un adelanto de la competencia, al vigilar palabras como FUNDING o LOAN en la actividad bancaria del comerciante.

Alerts

Las reglas que efectivamente se dispararon, con filtros por rango de fechas, MID, DBA, ISO y estado, y con Preview Email y View Trigger en cada fila.

Notifications

Su bandeja personal para esa salida, con filtros por estado, prioridad y fecha, y con las acciones de marcar como leída, eliminar y marcar todas como leídas.

Guía de conceptos Alertas y notificaciones de MCA explica qué eventos de la cartera vale la pena alertar y cómo ajustar los umbrales.

Reports

El centro de reportes tiene tres capas: los mosaicos de reportes interactivos, una tabla Advanced Reports que genera exportaciones y los Custom Reports que esta cuenta definió por su cuenta.

Advanced Reports: Balance Report (una foto de los saldos), Commission Report, Net Funded Report (los depósitos y las devoluciones diarios), Refi Report, Syndicator Payable Report, Daily ACH Limit Report, Syndicator Activity Portfolio Report, Status Change Report (los cambios de estado de los adelantos por rango de fechas) y Yearly Summary Report.

El Syndicator Earnings Report merece una mención aparte: además de reportar lo que ganó cada inversionista en el período, les paga, mediante un bloque Process Syndicator Payments que totaliza el pago, elige la cuenta desde la que se paga y lo ejecuta.

Report Exports es el punto de recogida de todo lo que se genera en segundo plano, y las exportaciones se eliminan automáticamente a los siete días.

Los Custom Reports son un constructor con selector de campos: nombre el reporte, elija un tipo de reporte como Cash Advances, mueva las columnas que quiera de Fields Available a Fields Selected, reordénelas y luego defina un filtro y un orden.

Guía de conceptos Reportes y exportaciones de MCA: todos los reportes explicados cubre para qué sirve cada reporte y cuándo ejecutarlo.

Búsqueda, calendario y páginas de referencia

Advanced Search

Búsqueda entre registros en tres bloques contraíbles — Merchant Search, Cash Advance Search e ISO Search. Todos los filtros vienen en INCLUDE de forma predeterminada; una flecha pequeña junto a cada campo lo cambia a EXCLUDE, que es la manera de expresar “este DBA pero no en Nueva York”. Los campos del comerciante van desde DBA, razón social y MID hasta notas, documentos, cuenta bancaria y número de routing, datos de contacto, dirección, sitio web, MCC y federal tax ID.

Calendar y Events

Calendar muestra los eventos asociados a la cuenta en vista de mes, semana o día, con New Event; Events enumera los mismos elementos en una lista plana, que es más fácil de auditar.

Help, Security, Contact y Privacy

Help contiene artículos breves dentro de la aplicación, entre ellos los códigos de retorno bancarios que bloquean una recurrencia, cómo activar la autenticación de dos factores y los pasos para pagar a los sindicadores.

Security cubre su propia cuenta: la autenticación de dos factores mediante Authy, la antigüedad de la contraseña y la fecha límite para cambiarla, la lista blanca de IP, y las horas e IP de su sesión actual y de la anterior.

Guía de conceptos Preguntas frecuentes y solución de problemas responde las dudas de acceso y permisos que están detrás de la mayoría de los momentos de “¿por qué no puedo ver esto?”.

Tres cosas que conviene saber pronto

• El color de estado es configurable, no fijo. Los colores de las píldoras de comerciantes y de adelantos provienen de Preferences › Status, así que dos cuentas de MCA Track pueden verse legítimamente distintas.
• Casi toda cifra de dinero tiene dos versiones. El total, y su porcentaje fondeado de ese total. Lea el encabezado de la columna antes de citar un número.
• Underwriting es un modo, no un menú. El elemento Underwriting de la barra superior cambia su usuario a la vista de suscripción y leads en lugar de abrir una página.

Guías de conceptos El glosario de adelantos de efectivo a comerciantes define todos los términos usados arriba, y los cálculos de MCA muestran las matemáticas detrás de las cifras.

Para obtener acceso, un recorrido guiado o ayuda con un flujo de trabajo específico, escriba a support@mcatrack.com.